Sprzedaż udziałów w nieruchomości - jakie dokumenty są wymagane?

Sprzedaż udziałów w nieruchomości, niezależnie od tego, czy dotyczy mieszkania, domu, gruntu czy lokalu użytkowego, wymaga zachowania szczególnej formy. Zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego przeniesienie własności nieruchomości, a więc również jej części ułamkowej, może nastąpić wyłącznie w formie aktu notarialnego. Oznacza to, że zawarcie zwykłej umowy pisemnej nie będzie skuteczne. Notariusz pełni tutaj rolę gwaranta bezpieczeństwa transakcji i sporządza dokument zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.

Dokumenty potwierdzające prawo własności

Podstawą do sprzedaży udziału jest dokument wykazujący, że sprzedający faktycznie jest właścicielem określonej części nieruchomości. Najczęściej będzie to odpis z księgi wieczystej prowadzonej dla danej nieruchomości. Odpis taki można uzyskać online w systemie Elektronicznych Ksiąg Wieczystych. Jeżeli nieruchomość nie ma założonej księgi, należy przedłożyć inny dokument potwierdzający własność, na przykład akt notarialny zakupu, akt darowizny albo prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.

Zaświadczenia z urzędów i instytucji

Przy sprzedaży udziału w nieruchomości mogą być wymagane dodatkowe zaświadczenia administracyjne. W przypadku nieruchomości gruntowych często konieczne jest przedstawienie wypisu i wyrysu z ewidencji gruntów i budynków. Gdy na nieruchomości ciążą zobowiązania podatkowe, notariusz może poprosić o zaświadczenie z urzędu gminy potwierdzające brak zaległości w podatku od nieruchomości. W obrocie gruntami rolnymi niekiedy niezbędne będzie uzyskanie dokumentu z Krajowego Ośrodka Wsparcia Rolnictwa dotyczącego prawa pierwokupu.

Dokumenty dotyczące współwłaścicieli

Sprzedaż udziału w nieruchomości nie wymaga zgody pozostałych współwłaścicieli, ponieważ każdy z nich może swobodnie dysponować swoim udziałem. Warto jednak pamiętać, że w praktyce pozostali współwłaściciele mają prawo pierwokupu. Dlatego w akcie notarialnym notariusz będzie zobowiązany uwzględnić to uprawnienie i wysłać zawiadomienie o sprzedaży. Aby uniknąć późniejszych komplikacji, zaleca się wcześniejsze poinformowanie współwłaścicieli o zamiarze sprzedaży.

Dokumenty tożsamości stron transakcji

Standardowym elementem każdej czynności notarialnej jest okazanie dokumentu tożsamości. Sprzedający i kupujący muszą przedstawić ważny dowód osobisty lub paszport. W przypadku osób prawnych, takich jak spółki, wymagane są aktualne odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego oraz dokumenty potwierdzające umocowanie osób podpisujących akt w imieniu spółki.

Umowy dodatkowe i dokumenty finansowe

Sprzedaży udziałów w nieruchomości często towarzyszą dodatkowe dokumenty, zwłaszcza w sytuacjach, gdy nabywca korzysta z kredytu hipotecznego. Wówczas bank wymaga przedstawienia umowy przedwstępnej sporządzonej w formie aktu notarialnego. Niezbędne mogą być także operaty szacunkowe sporządzone przez rzeczoznawcę majątkowego, jeżeli bank żąda określenia wartości rynkowej nieruchomości.

Dokumenty w przypadku dziedziczenia lub darowizny

Częstym źródłem nabycia udziału w nieruchomości jest dziedziczenie. Sprzedaż takiego udziału wymaga uprzedniego udokumentowania nabycia praw do nieruchomości. Podstawą będzie prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony u notariusza. Gdy nieruchomość przypadła w darowiźnie, dokumentem potwierdzającym własność jest akt notarialny darowizny. W obu przypadkach istotne jest także przedłożenie zaświadczenia z urzędu skarbowego potwierdzającego rozliczenie podatku od spadków i darowizn lub zwolnienie z tego obowiązku.

Pełnomocnictwo przy sprzedaży udziałów

Nie zawsze właściciel nieruchomości może osobiście uczestniczyć w czynności notarialnej. W takiej sytuacji możliwe jest ustanowienie pełnomocnika. Pełnomocnictwo musi zostać sporządzone w formie aktu notarialnego i wyraźnie upoważniać do sprzedaży udziałów w konkretnej nieruchomości. Notariusz sprawdza zgodność pełnomocnictwa z przepisami prawa i jego zakres.

Oświadczenia dotyczące stanu prawnego i faktycznego

W trakcie sporządzania aktu notarialnego strony transakcji składają liczne oświadczenia. Sprzedający potwierdza, że jego udział nie jest przedmiotem zajęcia komorniczego ani zabezpieczenia hipotecznego, o ile rzeczywiście tak jest. Kupujący zazwyczaj składa oświadczenie o świadomości stanu prawnego nieruchomości oraz ewentualnych obciążeń. Takie zapisy mają istotne znaczenie dowodowe w razie późniejszych sporów.

Dokumenty dotyczące obciążeń hipotecznych

Jeżeli sprzedawany udział w nieruchomości jest obciążony hipoteką, konieczne jest przedstawienie stosownych dokumentów z banku. Najczęściej będzie to zaświadczenie o aktualnym stanie zadłużenia wraz ze wskazaniem numeru rachunku do spłaty zobowiązania. Notariusz może zobowiązać strony do takiego uregulowania transakcji, aby kwota uzyskana ze sprzedaży została przeznaczona na spłatę kredytu, a następnie na wykreślenie hipoteki z księgi wieczystej.

Znaczenie kompletności dokumentacji

Każda transakcja związana ze sprzedażą udziałów w nieruchomości wymaga rzetelnego przygotowania. Brak nawet jednego dokumentu może spowodować przesunięcie terminu czynności notarialnej. Dlatego osoby planujące sprzedaż powinny odpowiednio wcześnie zebrać wszystkie wymagane odpisy, zaświadczenia i oświadczenia. Notariusz, zanim sporządzi akt, zawsze przeprowadza weryfikację dokumentów, a jego zadaniem jest również wskazanie, czego jeszcze brakuje.